どのような企業や職種でも、仕事をする上で報連相は基本となるスキルです。
報連相は報告・連絡・相談の略語です。
基本であり重要なスキルでもありますが、「上司から怒られそうで言いたくない」「どのタイミングで報告などをすればいいのかわからない」などと悩む人も少なくありません。
特に働き始めて間もない新入社員は、そのような悩みを抱く可能性が高いでしょう。
また、新入社員以外でも報連相ができないと悩む人はいるものです。
そこで今回は、報連相ができない人に共通する特徴や報連相ができないという課題の解決策、実践する際に気を付けるべきポイントについて解説していきます。
■そもそも報連相とは？
報連相という言葉を聞いたことがある人は多いでしょう。
業務を円滑に進めるために重要になるため、最初にどのようなものか再確認しておきましょう。
・報連相について
報連相は、冒頭でも述べたように報告・連絡・相談の略語です。
報告は、自分自身が抱えているタスクや業務の進捗などを上司・同僚に伝えることを指します。
連絡は、業務内容やスケジュールを他の社員に伝えておくことです。
そして相談は、業務を行う中で出てきた不明点や疑問点を上司・先輩社員に確認し、アドバイスをもらうことを指します。
仕事をする上で日常的に行われているため、意識しなくてもできている人は多いでしょう。
・報連相を行う目的について
報連相の目的は、業務の効率化やトラブル・ミスの回避、進捗状況の共有といった点です。
報連相をこまめに行えば、上司・同僚との意思の疎通がしやすくなり、どの業務を行っているかなども把握できるようになります。
取り組んでいる業務の進捗を知ることで、仕事の割り振りやスケジュール調整などもしやすくなるので、メリットは大きいと言えます。
トラブル・ミスの回避や被害拡大を防ぐためにも報連相は効果的です。
トラブルやミスが起こった時に、すぐ上司に伝えて対策を考えれば、被害が大きくなる前に適切な対策を講じやすくなります。
また、報連相をすることで、それぞれのタスクの進捗状況も共有可能です。
そうすることで、進捗が芳しくない人のサポートができるようになり、結果的に業務効率改善につながります。
・報連相の使い方について
報連相に慣れていない場合、どのようにしたらいいのか分からないものです。
ここでは、それぞれの例文をご紹介します。
◎報告
「現在のプロジェクトですが、スケジュール通り進行しております。○日に完了予定です。」
「本日のスケジュールが遅延してしまったため、取り急ぎのご報告です。○時にはミーティングが終了する予定になっております。」
◎連絡
「佐藤課長にご連絡です。○○社との商談ですが、スケジュールが延期となりましたのでご確認ください。」
「システムメンテナンスについて連絡いたします。本日19時～22時までアクセスできなくなりますので、ご留意ください。」
◎相談
「プレゼンテーションの最終確認を兼ねたご相談があります。本日中にお時間を作っていただけますか？」
「お客様から対応方法について問い合わせがあり、相談したいのですが金山さんのご都合の良い日を教えていただけますか？」
■報連相ができない人の特徴
続いては、報連相ができない人の特徴からみていきましょう。
・失敗したくないと思っている
仕事で失敗したくないという気持ちが強いと、何かあった時に報連相ができなくなる場合があります。
「失敗したんだな」と思われることに対して強い恐怖心を抱いているタイプです。
仕事をする中で失敗をゼロにすることは難しく、小さなミスや予想外のトラブルは起こる可能性があります。
ミスや失敗は誰にでもあるので、チームで情報を共有し、対処することが重要になります。
しかし、失敗したくないと思っている人は、すぐに解決するような小さいミスに対しても恐怖心を抱くので、チームのメンバーや上司に伝えられなくなってしまうのです。
自分で処理すれば何とかなると考え、まるで何もなかったように過ごします。
・上司に対して必要以上に気を遣っている
上司に対して気を遣い過ぎてしまい、報連相ができないタイプもいます。
「いつも忙しそうにしているからこんなちょっとしたことで時間を取ってもらうのは申し訳ない」「自分が処理しなければならないことだから上司の手を煩わせたくない」と考えているケースが多いです。
このような気遣いは、上司との円滑な人間関係を築くためには重要になるでしょう。
しかし必要以上の気遣いは、上司が知りたかったことや知るべきことを伝えないまま終わらせる可能性もあります。
また、伝えるべきタイミングを逃し、手遅れになってしまうことも考えられます。
・報連相すべきタイミングを把握できていない
報告や連絡、相談は一応しているけれどタイミングが遅くなってしまうのは、報連相すべきタイミングを把握できていないタイプです。
多くの場合、問題が大きくなってから報告することになります。
なぜかというと、自分では対処ができない状況になってしまうからです。
事の重大さを客観的に判断する能力が欠けていたり、自分自身のスキルを過度に信じていたりすると、このような状況に陥りやすいです。
自分でできると過信して対処しますが、結果的に上手くいかず、上司などに相談する時にはすでに手遅れになっているというのがこのタイプに見られがちなパターンとなっています。
・伝えることが面倒だと感じている
仕事が忙しいと、上司や同僚と情報共有するのが面倒だと感じてしまう人もいるでしょう。
確かに本来の業務とは別のことをすると手間になり、時間ももったいなく感じてしまいます。
内容によっては知らせる必要性を感じない場合もあります。
そのような考えを持っている場合、毎日必要最小限のやりとりしかしない可能性も考えられるのです。
このようなタイプは、報連相の重要性を理解していないケースが多いです。
・強い責任感がある
強い責任感がある人も、報連相ができていないケースが多くみられます。
なぜなら「自分がこの仕事をできないわけがない」という高いプライドや、「このプロジェクトを任されたのだから、自分が何とかしなければならない」という強い責任感を持っているためです。
このようなタイプは、自分だけで解決しようとしてしまいます。
もちろん、自分だけで解決できるのであればまったく問題ありません。
しかし内容によっては、周りのサポートがないと解決できない場合もあるものです。
連携がしっかり取れていないと部署または社内全体の業務効率低下を招くことになりかねないので、注意が必要です。
■報連相に関する課題を解決するには？
報連相に関する課題を抱えている場合、何とか解決したいと考える人もいるでしょう。
そこで続いては、課題を解決するために試したい方法をピックアップしてご紹介します。
・報連相の重要性を社内に周知する
報連相がなかなかできない社員が多い場合、社内全体に「報告や連絡、相談は適当にやっておけばいい」といった空気が流れていることもあります。
そのような場合は、報連相の重要性を社内に周知するところから始めることが重要です。
報連相は、情報を共有することでミスを最小限に抑え、業務を円滑に進めるために行います。
会社のメリットだけではなく、働く側にもメリットがあるのです。
報連相を怠ってしまうと作業が遅れるだけではなく、適切に伝えなかった社員の評価も下がります。
このことから、報連相の重要性を社内に周知することは重要だと言えます。
・ルールを作る
報連相に関するマニュアルを作成している会社は多くありません。
わざわざマニュアル化するものではないと思っている人もいるでしょう。
しかし、中には報連相がなかなかできない人もいるので、社内ルールを作るのは効果的です。
特におすすめなのは、時間を決めておく方法です。
例えば「15分やってみてわからなかったら上司に相談する」などのルールを決めておけば、ずっと1人で悩むことはなくなります。
時間を設定することで、業務の遅れを防ぐことにつながります。
また、日々の業務を円滑に進めることにもつながり、社員同士のコミュニケーションも自然に増えるでしょう。
・内容は簡潔に伝える
報連相の内容は、簡潔に伝えることも重要です。
詳しく伝えたくなる気持ちもわかりますが、それでは問題が複雑になってしまったり、上司から良くない印象を持たれたりする可能性があります。
そうなることを防ぐためにも、内容は簡潔に伝えるべきです。
また、それぞれの見解は省いて、事実と結論だけ伝えるようにすることもポイントです。
・悪い出来事ほどすぐ伝えるようにする
悪い出来事は、どうしても隠したくなってしまうものです。
伝えにくい気持ちもわかりますが、起こってしまったことは仕方ありません。
伝えないまま放置すると状況がさらに悪化する可能性もあるので、自分の中にあるネガティブな感情は一旦置いておいて、一刻も早く報連相するようにしてください。
ミスをしないという努力ももちろん大切ですが、ヒューマンエラーをゼロにすることはできません。
そのため、万が一ミスをしてしまったらいつまでも引きずるのではなく、気持ちを切り替えることが大切です。
そして、問題の原因を突き止め、次に同じミスをしないように対策を考えるようにしましょう。
・5W1Hを意識する
意識してもなかなか報連相ができないケースもあるでしょう。
そのような時は、5W1Hを意識するのがおすすめです。
5W1Hは、When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・Why（なぜ）・What（何を）・How（どのように）の6つを指します。
5W1Hに沿って情報を書き出すと、報連相をする際に必要な情報が見えてきます。
自分の中の考えを整理する際にも効果的です。
■報連相で気を付けるべきポイント
上司などに伝える際、適切な伝え方ができていないケースもあります。
そのため、報連相で気を付けるべきポイントについて確認しておきましょう。
・具体的な内容を伝える
報連相する時は、量や数などについて具体的な内容を伝えるようにしましょう。
イベントを実施した場合であれば「来場者が多かった」「お客様の反応が良好だった」などの曖昧な表現だと、実態を伝えることができません。
誤解を招く可能性も出てきます。
「来場者が多かった」を例に挙げてみると、イベントの担当者は100人程度でそのように感じたかもしれませんが、上司は1,000人以上をイメージする場合もないとは言い切れないでしょう。
そのような乖離があると、報告書を作成した時などに「100人しか来ていないとは思っていなかった。これでは赤字だ。」などと言われる可能性があります。
実態を伝えるための報連相なので、具体的な数字を出すことは忘れないようにしてください。
・問題などを相手に丸投げしない
業務を進める中で問題などが発生した場合、上司に報告し、そのまま丸投げしてしまう人もいます。
「このような状況になってしまったのですが、どうしたらいいですか？」などと判断を全て委ねるのは避けましょう。
上司に解決へと導いてもらえば楽ですが、それではあなた自身の成長につながりません。
相談する目的は、あくまでも部下が業務を円滑に進めるためのアドバイスをもらうことです。
「この問題に対して、○○という方法で対応しようと考えていますが、抜け漏れはありますか？」など、自分なりの解決案を伝えるようにしましょう。
そして上司の意見を聞き、それを反映させるのか、自分の案で問題ないか、といった点を考えていきます。
・相手にしてほしいことを明確にする
報連相をしても、伝えたいことがはっきりしていないと、「相談をしたいと思っているのか、それともただ共有したいだけなのかわからない」と上司を困らせてしまう可能性があります。
上司を困らせないようにするためには、結論から伝えることを意識してみてください。
また、相手に説明しなければならない内容をあらかじめ整理しておくと、伝えたいことを伝えやすくなります。
物事を伝えることに苦手意識を持っているのであれば、家族や友人などに練習相手になってもらうと、徐々に克服できるはずです。
・相手にしっかり伝わったか確認する
報連相は、ただ伝えるだけで終わりではありません。
チャットやメールで複数人に連絡する場合、送った時点で連絡が完了したと思ってしまいがちです。
しかし実際は、相手が読んでいるかわからないので、伝わっていない可能性もゼロではないのです。
相手が読んでいない、読んでいても内容を正しく理解していないといったパターンもあるので、リアクションがない場合は口頭で確認するようにしてください。
そうすることで、「聞いていなかった」などの新たなトラブルの火種を生まずに済みます。
報連相は、仕事をする上で必要不可欠です。
様々な理由から報連相が難しいと感じてしまう人もいますが、そのままでは業務に支障が出る可能性があります。
そうなってからでは遅いので、改善できるように意識してみてください。
改善したいと思った時は、今回ご紹介した方法を参考にしてみるのがおすすめです。
